关于开展2016年度档案工作检查的通知(市档字[2016]24号)

发布日期:2016-09-28 10:21:00   来源:   浏览:次
 市直各单位、自治区驻桂林各有关单位:
根据《档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》的有关规定,桂林市档案局定于10月31日起对各市直、自治区驻桂林有关单位档案工作进行年度档案工作检查。为使检查工作有组织、有计划地开展,现将有关事项通知如下:
一、检查方式和内容
采取自检自查、集中检查和实地抽查相结合的方式。
(一)自检自查:各单位按照广西壮族自治区档案局《关于印发<广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法>的通知》中的检查评分标准(桂档发〔201521文,以下简称《检查评分标准》)逐条逐项进行自检自查,并将自检评分表及自检自查情况报告以书面或电子版形式于2016年10月21日前报桂林市档案局业务指导科。
(二)集中检查:以档案工作协作组为单位集中检查。按照《检查评分标准》检查各单位在档案工作中产生的与计分项目相关的依据性文件材料,2015年度各门类档案归档目录及档案实体(文书档案含永久、30年、10年期限)各一盒(张、盘)。
(三)实地抽查:桂林市档案局将根据自检自查及集中检查情况进行实地抽查。
二、检查时间和地点
(一)自检自查时间:2016年9月28日至10月21日。
(二)集中检查时间:2016年10月31日至11月10日(具体安排见附件1)。
(三)集中检查地点:详见附件1。
(四)实地抽查时间:详见附件1。
三、评分标准
(一)档案管理基础工作按照《检查评分标准》(附件2)评分。
(二)各门类档案归档工作按照相关整理规范评分。
四、几点要求
(一)各档案工作协作组按照日程集中,为期半天,当日对各组年检情况进行总评,请各单位负责档案管理的人员准时到会。
(二)各单位应按时按质完成2015年度各类资料的归档整理工作,做好自检自查,积极参加集中检查活动。年检工作结束后,桂林市档案局将对检查情况进行通报(70分以下者为不合格),并报送市委、市人民政府。
上报材料(含自检自查情况及评分表)电子版可发送到桂林市档案业务交流群:    247674691
未尽事宜,请与桂林市档案局业务指导科联系。
联系电话:3116863       
联系人:翁利群     刘萍
 
附件:1、集中年检时间及地点安排表
          2、《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准
 
 
桂林市档案局
2016年9月27日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1:
集中年检时间及地点安排表
年检时间
协作组成员单位
集中年检
地点
10月31日
(星期一)
上午9:00-12:00
 
第一组市委办、市人大办、市政府办、市政协办、市纪委、市委组织部、市委宣传部、市委统战部、市委政法委、市机关事务管理局、市委政研室、市编办
临桂创业大厦12人大办第3会议
10月31日
(星期一)
下午2:30-4:30
实地查看上午受检单位档案室
 
11月1日
(星期二)
上午8:30-12:00
第二组市检察院、市公安局、市法院、市司法局、市人社局、市外侨办、市发改委、桂林出入境检验检疫局、市畜牧水产局、市技术质量监督局
 
市档案局
四楼会议室
11月2日
(星期三)
上午9:00-12:00
 
第三组桂林国调队、市统计局、市委老干局、市工信委、市直机关工委、市扶贫办、团市委、市委党史办、市安监局、市老龄委、市残联、市投资促进局
临桂创业大厦0557会议室旁党员活动室
11月2日
(星期三)
下午2:30-4:30
实地查看上午受检单位档案室
 
11月3日
(星期四)
上午8:30-12:00
 
第四组市交通局(交通档案馆)、市文新广局、桂林公路局、市卫计委、市审计局、市环保局、市体育局、市食品药品监督管理局、市烟草局、市农机局
市档案局
四楼会议室
11月4日
(星期五)
   上午8:30-12:00
 
第五组市国土资源局(市土地档案馆)、市商务局、市工商联、市总工会、市社科联、市工业合作联社、市志办、市城管委、市园林局
市档案局
四楼会议室
 
11月7日
(星期一)
上午8:30-12:00
 
第六组市接待办、市博览局、市地震局、市文联、市侨联、市粮食局、市民宗委、市发展研究中心、民革、民盟、民建、民进、农工党、致公党、九三学社
临桂创业大厦
西辅楼9层936室
11月7日
(星期一)
下午2:30-4:30
 
实地查看上午受检单位档案室
 
11月8日
(星期二)
上午8:30-12:00
 
第七组市国税局、市工商局、市财政局、市规划局、市住建委、市地税局、市房产局(房产档案馆)、市旅游局、市民政局、市房改办、市住房公积金管理中心、桂林日报社
市档案局
四楼会议室
11月9日
(星期三)
上午8:30-12:00
 
第八组市林业局、市农业局、桂林海事局、市气象局、市委党校、市国资委、市水利局、市人防办、市供销社、市教育局、市科技局、市科协、市妇联
市档案局
四楼会议室
11月10日
(星期四)
上午8:30-12:00
 
第九组桂林银监分局、人民银行桂林分行、农发行桂林分行、农业银行桂林分行、建设银行桂林分行、桂林银行、中国人寿保险公司桂林分公司、中国财产保险公司桂林分公司
市档案局
四楼会议室

附件2:
广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准
检查项目
检查内容
检查细则
标准
分值
自检评述
自评分值
考评分值
一、组织管理
15分)
(一)机构人员
1.      成立档案工作领导小组,明确单位分管领导,形成部门负责人主管、专(兼)职档案工作人员具体管理的机制(1分)。
2.      档案工作列入领导议事日程,年内有研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录(1分)。
3.      配备有经过档案行政管理部门培训的专(兼)职档案员并保持相对稳定(2分)。
4.      内设机构和下属单位配备了兼职档案员,履行档案收集移交职责,形成以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络(1分)。
5
 
 
(二)制度建设
1.      制发了本机关或系统档案管理办法(1分)。
2.      制定了本机关档案保管、保密、利用、统计、移交、销毁和档案人员岗位责任制、档案安全应急预案等制度,并得到有效执行(各 0.5分,共4分)。
3.      本机关各门类和载体的档案实行集中统一管理(1分)。
4.      制定了符合本机关的档案分类方案(1分)。
5.      编制有经同级档案行政管理部门审批的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》,并得到有效执行(1分)。
6.      认真组织学习有关档案法律法规,积极参加档案行政管理部门和档案工作协作组召开的工作会议和组织的交流、培训,按时完成档案行政管理部门要求上报材料等(1分)。
7.      参加上年度机关档案工作检查(1分)。
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二、条件保障
15分)
(一)档案用房
1.      设有独立、安全的档案库房,库容满足今后20年以上保管档案的需要(2分)。
2.      设有档案员办公室、整理室、阅览室(2分)。
(有整理室1分,有档案员办公室0.5分、档案阅览室0.5分。)
4
 
 
 
(二)设施设备
1.      有能正常使用的消防报警系统,洁净气体灭火器材在有效使用期内(2分)。
2.      库房配备铁门、铁窗、双层遮光窗帘(2分)。
3.      库房配备满足工作需要的空调机、去湿机,且运行状态良好(2分)。
4.      有温湿度记录仪(表)、防磁柜、扫描仪、复印机、数码相机等设备(2分)。
有防紫外线、防有害生物设施(1分)。
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(三)档案装具
1.库房内配备足够数量、符合标准的铁质档案柜(密集架)(1分)。
2.使用的档案卷皮(盒)、备考表等式样、规格及质量符合标准,特殊载体档案有安全适用的专用装具(1分)。
2
 
 
 
三、基础业务
42分)
(一)收集归档
1.      机关建立收发文登记制度,台账登记记录齐全完整、准确规范,每年年底送交(复制)档案室保存、备查(1分)。
2.      归档文件的制成材料和书写材料符合要求(1分)。
3.      各种纸质文件材料归档及时,收集齐全,无漏件、缺页、破损等现象(3分)。
4.      声像、电子及实物档案齐全完整(3分)。
5.      本单位承办的重大活动形成的各种文件材料收集齐全、及时整理归档(2分)。
10
 
 
 
三、基础业务
42分)
(二)整理工作
各门类档案整理做到分类科学、保管期限划分准确、排列合理、编号正确、装订整齐,档号章、档案盒、备考表填写符合规范:
1.      归档文件整理符合《广西壮族自治区归档文件整理质量标准》要求(2分)。
2.      基建档案整理符合《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则(试行)》或《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)的规定(2分)。
3.      会计档案整理符合《会计档案案卷格式》(DAT392008)要求(2分)。
4.      照片档案整理符合《广西壮族自治区照片档案整理规则(试行)》要求(2分)。
5.      录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则(试行)》要求(2分)。
6.      实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》要求(2分)。
7.      电子档案整理符合《广西壮族自治区归档电子文件整理规则》要求(2分)。
8.      专门档案整理符合有关规定要求(2分)。
9.      资料整理规范(2分)。
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(三)保管工作
1.      档案库房有档案存放示意图,档案柜架标引醒目(1分)。
2.      库房内整洁卫生,无虫、霉、潮湿、杂物堆放等现象(1分)。
3.      定期开展档案安全检查,定期更换预防虫、霉药物或进行档案消毒杀虫,并做好记录(1分)。
4.      全年库房内温度控制在14℃—24之间,相对湿度控制在45%60%之间,并做好记录(1分)。
5.      按《全宗卷规范》(DAT12-2012)要求建立了全宗卷(1分)。
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三、基础业务
42分)
(四)统计鉴定
1.      建立有档案统计台账,有档案接收、移出、销毁登记(1分)。
2.      及时、准确向档案行政管理部门报送档案工作统计年报(1分)。
3.      成立档案鉴定小组,开展到期档案鉴定和向同级国家档案馆移交档案前涉密档案清理工作(1分)。
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(五)移交销毁
1.        本机关各内设机构按时向综合档案室移交档案或应归档的各种文件材料,交接手续齐全(2分)。
2.        按规定向同级国家综合档案馆移交应进馆档案,交接手续齐全(2分,当年无移交任务可直接得分)。
3.        及时向同级国家综合档案馆报送政府公开信息(1分)。
4.        销毁档案严格履行审批及监销手续,并编制销毁清册(1分)。
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四、信息化工作
10分)
(一)工作条件
配备了档案管理专用计算机及符合管理要求的档案管理应用软件,档案人员熟练操作使用计算机及档案管理应用软件(1分)。
1
 
 
 
(二)数据管理
1.      建立有各门类档案机读目录数据库,数据库结构及数据著录质量符合要求(2分,按比例计分),查全率达100%1分,按比例计分)。
2.      2005年后形成的属于向同级国家综合档案馆移交范围的档案应全部进行全文数字化且质量符合规范要求(4分,按比例计分,无移交任务的可直接得分),全文数据与目录实现对应挂接(0.5分)。
3.      数字化工作台账齐全完整(0.5分),定期开展数据备份工作(0.5分)。
8.5
 
 
 
(三)信息利用 可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录或全文数据(0.5分)。
0.5
 
 
 
五、开发利用
10分)
(一)检索工具 编制有规范、齐全完整的各门类档案手检式案卷目录、归档文件目录或全引目录(5分,按比例计分)。
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(二)日常利用 严格履行档案查阅登记手续,有利用登记记录(1分)。
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(三)编研开发
1.      按《全宗指南编制规范》(DAT14-2012)编制全宗介绍(1分)。
2.      编写有组织沿革、大事记、基础数据汇编等(2分)。
3.      编写档案利用效果实例汇编(1分,区直、市直机关每年10个以上,县直机关每年5个以上)。
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六、档案室等级
8分)
 
通过机关档案室等级认定:三级档案室(2分)、二级档案室(4分)、一级档案室(6分)、特级档案室(8分)。
(此项最高得8分)
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七、业务提升
(加分项,10分)
(一)表彰奖励 机关档案工作或档案人员因档案工作成绩突出获本单位及上级机关或档案行政管理部门表彰、奖励的(县级加2分,市级加3分,自治区级以上加5分,此项最多加5分)。
5
 
 
 
(二)垂直管理 行业系统档案管理规范化,实行垂直领导,有宏观监督指导职能的单位,行业系统(含直属二层单位)档案室定升级达到一定比率(达50%2分,达80%3分,达100%5分,此项最多加5分)。
5
 
 
 
自查时间:                                     单位名称:(盖章)                                 
检查时间:                                     检查组组长(签字):